Front office medewerker Parttime

Klik hier voor meer Informatie

Werkgever: Trixxo
Adres: Landgraaf, Limburg, 6374 AG
Regio: Limburg
Plaats: Landgraaf
Postcode: 6374AG
Land: NL
 
Voor een opdrachtgever in Parkstad zijn we op zoek naar een Front Office medewerker voor gemiddeld 22,5 uur per week.

Over de functie

Als Front Office medewerker ben je verantwoordelijk voor het verrichten van telefonie en receptiewerkzaamheden, het verwijzen van bezoekers en verrichten van additionele werkzaamheden van uiteenlopend administratieve aard op het hoofdkantoor in Landgraaf. Je bent de duizendpoot die oplossingen bedenkt, bestellingen doet, auto’s vanuit het wagenpark uitleent, reizen en hotels boekt. Dit is nog maar een kleine greep van deze veelzijdige rol.

Je rapporteert in deze functie rechtstreeks aan de HR Manager.

Wat doe je dan echt?

1. Telefoon:

• Het dagelijks aannemen van de telefoon en eventueel doorverwijzen van de interne en externe klanten. Dus interne en externe klanten telefonisch correct, klantvriendelijk en servicegericht te woord staan;
• Noteert boodschappen voor de interne klanten en stuurt deze door via e-mail.

2. E-mails:

• Het dagelijks correct beantwoorden en versturen van e-mails naar interne en externe klanten.

3. Boeken van reizen via Travelperk:

• Het boeken van aangevraagde reizen van interne klanten. Deze controleren, beheren en eventueel aanpassen waar nodig;
• Het volgen van het reisbeleid;
• Bijkomende administratieve handelingen oppakken en afronden.

4. Afhandelen van eenvoudige administratieve handelingen:

• Post verwerking;
• Neemt afgeleverde bestellingen, post, pakketten in ontvangst;
• Eventuele eenvoudige administratie afhandeling van interne en externe klanten ter ondersteuning;
• Reserveren vergaderruimtes en eventuele benodigde aanpassingen hierin maken;
• Bestellingen doen waar nodig;
• Signaleert ongeregeldheden en onderneemt hiertoe actie en bij calamiteiten wordt volgens de daartoe geldende richtlijnen gehandeld;
• Voert diverse ondersteunende werkzaamheden, zoals kopieerwerkzaamheden, het inbinden van stukken, het aanmaken van dossiers, het uittypen van notities e.d.;
• Voert diverse ondersteunende werkzaamheden uit, zoals kopieer werkzaamheden, het inbinden van stukken, het aanmaken van dossiers, het uittypen van notities e.d.;
• Verricht voorkomende organisatorische werkzaamheden die team overstijgend zijn of voortvloeien uit de werkzaamheden. Zelf positief kritisch zijn wat wel en niet door receptie gedaan wordt;
• Facturen inboeken.

5. Ontvangst/aanspreken gasten en collega’s:

• Ontvangen, informeren en het beantwoorden van vragen van gasten en collega’s;
• Aanspreekpunt van de interne en externe organisatie. Hierin informeren waar nodig;
• Bedient toegangsdeur en exit deur voor interne en externe klanten.

Wat zijn de functie eisen?

• Je dient gemiddeld 22,5 uur per week beschikbaar te zijn (de ene week werk je 18 uur en de andere week werk je 27 uur per week)
• MBO werk- en denkniveau;
• Kennis in softwarepakketten en interne procedures;
• In staat om een voorbeeldrol te vervullen binnen een informele werksfeer, met een hoge mate van betrokkenheid en met hands-on werkmentaliteit;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse, Engelse en Duitse taal (mondeling en schriftelijk). Franse taal is een pré.

Wat wij bieden

• Uitdagende en veelzijdige functie binnen een groeiend internationaal opererend bedrijf;
• Salaris op basis van kennis/ervaring/opleiding etc.;
• Training- en opleidingsmogelijkheden + doorgroeimogelijkheden;
• Werken met leuke collega’s binnen een familiaire sfeer.

Wat wij vragen

• MBO werk- en denkniveau;
• Kennis in softwarepakketten en interne procedures;
• In staat om een voorbeeldrol te vervullen binnen een informele werksfeer, met een hoge mate van betrokkenheid en met hands-on werkmentaliteit;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse, Engelse en Duitse taal (mondeling en schriftelijk). Franse taal is een pré.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Mondelinge en schriftelijke communicatie;
• Luisteren;
• Vriendelijk, betrokken en accuraat;
• Servicegericht;
• Zelfstandig.

Over het bedrijf

De opdrachtgever, gevestigd in Landgraaf, is dé markt leidende importeur en distributeur van authentieke Aziatische food en non-food producten